USE-Case overview
L’IA générative peut vous faire gagner jusqu’à 50% de temps dans la réponse à vos appels d’offres. Mais au-delà du simple gain de temps, l’IA peut surtout améliorer la qualité de vos réponses et augmenter significativement vos chances de gagner de nouveaux marchés. En fonction de votre positionnement et de votre contexte concurrentiel, vous pouvez améliorer votre taux de succès de +10%, +20%, +30%…voire peut être plus… Lorsque l’on réponds à des marchés de plusieurs milliers ou centaines de milliers d’euros, les bénéfices pour votre entreprise sont absolument majeurs.
A ce stade, vous avez sans doute du mal à le croire, et c’est légitime. Pour démontrer notre propos, nous vous avons préparé un tutoriel vidéo avec une démonstration basée sur un dossier d’AO réel et un cas d’usage concret.
MISSION
La problématique
Lorsque l’on doit répondre à un appel d’offres, la deadline est quasiment toujours hyper serrée. Chaque minute compte. Que vous répondiez à des marchés publics ou privés, vous connaissez sans doute cette réalité : préparer une proposition de qualité mobilise plusieurs collaborateurs aux compétences diverses pendant plusieurs jours, souvent dans des délais particulièrement courts. C’est souvent une période de stress… Au final, à cause des délais contraints, on est le plus souvent amené à délivrer une réponse de qualité moyenne, qui n’est pas le reflet du savoir-faire de notre entreprise.
Et si l’intelligence artificielle pouvait nous soulager en changeant radicalement cette situation ?
La solution (en bref)
Aujourd’hui, l’IA générative ne représente pas simplement un outil pour automatiser des tâches quotidiennes basiques – elle constitue un véritable levier de performance pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur processus de réponse aux appels d’offres. Au-delà du gain de temps, c’est toute la qualité de vos propositions qui peut être considérablement améliorée, augmentant ainsi significativement vos chances de remporter de nouveaux marchés.
Techniquement, notre approche s’appuie sur la plateforme d’IA Dust et un groupe d’Assistants IA (développés par Ogmentia), que nous avons spécialisés dans la réponse à AO. C’est donc une solution simple et abordable, qui ne nécessite aucune expertise en IA pour être utilisée. Que vous soyez consultant, commercial, ou « bid manager », vous pouvez donc bénéficier facilement des gains de productivité de cette solution d’IA clé en main.
Comment ça marche ?
De manière opérationnelle, l’IA apporte des gains de productivité à chacune des 3 grandes étapes qui constituent la réponse à appel d’offres. Ces étapes et leurs enjeux associés sont résumés sur la figure ci-dessous :
Figure 1: les 3 grandes étapes qui constituent la réponse à AO, leurs enjeux, et le rôle de l’IA
L’étape de qualification
Lors de la première étape de qualification, il s’agit de décider si l’on va répondre ou non à cet AO (go / no-go). Un Assistant IA va nous permettre d’évaluer nos chances de succès, très rapidement, en réalisant une extraction automatique des informations clés (par exemple, montant du marché, durée, critères de sélection du donneur d’ordre et leurs pondérations, certifications obligatoires, documents administratifs à produire, etc).
En résumé, l’IA peut produire une ou plusieurs « fiches de synthèse » de l’AO, en quelques secondes, pour faciliter votre prise de décision.
Pour cela, la solution d’IA peut être pluguée sur les documents qui composent le dossier de l’appel d’offre (RC, CCTP, Cadre de réponse, etc), comme indiqué dans la figure ci-dessous :
Figure 2: l’IA générative est connectée au dossier de l’AO pour faciliter votre prise de décision
En complément des fiches de synthèse, vous aurez encore sans doute de très nombreuses questions concernant les détails de l’AO. Grâce à un autre Assistant Dust dédié, vous allez pouvoir poser vos questions en langage naturel, pour analyser et explorer les documents de l’appel d’offres. Imaginez que vous puissiez poser toutes vos questions, de manière très simple, et obtenir des réponses instantanées. Par exemple :
« Est-ce que nos salariés doivent avoir des habilitations spécifiques pour réaliser ce marché ? »
« Doit on disposer de la certification ISO 14 0001 pour candidater ? »
« Nos développeurs doivent ils maîtriser le langage java pour effectuer la maintenance du projet »
L’étape de rédaction de la réponse
Gagner du temps sur la phase amont d’analyse est une bonne chose. Néanmoins, la tâche la plus chronophage est généralement celle de la rédaction de votre réponse (ex. mémoire technique). Pour cette étape, les capacités de génération de contenus des IA (LLM) sont essentielles. Mais, dans le contexte d’une entreprise, la véritable révolution réside dans la capacité de l’IA à exploiter votre patrimoine documentaire existant. En se connectant à vos anciennes propositions commerciales et réponses à appels d’offres, la plateforme d’IA Dust permet d’analyser, extraire et réutiliser automatiquement vos contenus les plus pertinents en quelques minutes, là où une équipe humaine passerait des heures, voire des jours.
Ces anciennes propositions commerciales sont une vrai mine d’or. En effet, ces documents sont généralement très pertinents, et vous avez déjà passé un temps considérable pour les rédiger. Il est donc dommage de ne pas s’en inspirer ou de « recycler » ces connaissances… Jusqu’à présent, étant donné la deadline serrée pour produire notre réponse, nous n’avions pas le temps de relire et exploiter cet historique de contenu.
Mais l’IA change la donne. Fini le temps où l’on réinventait la roue à chaque nouvelle opportunité commerciale ! L’IA est désormais capable de valoriser vos anciens contenus, pour rédiger votre nouvelle proposition.
Pour que cela soit possible, la solution d’IA Dust peut être connectée directement aux documents de référence de l’entreprise, tels que vos anciennes réponses à AO, vos plaquettes marketing, la documentation technique des offres, ou encore le site web de l’Entreprise (lorsque son contenu est de qualité). L’IA pourra ainsi produire un contenu pertinent, en se basant sur les contenus déjà existants, comme indiqué dans la figure ci-dessous :
Figure 3 : l’IA peut lire et valoriser vos contenus de référence existants, pour générer votre nouvelle proposition
Tutoriel vidéo
Dans cette vidéo, découvrez comment la plateforme Dust (et les Assistants d’IA Ogmentia) peuvent transformer votre approche des appels d’offres, en vous permettant de générer des propositions hyper pertinentes, contextualisées et hautement compétitives, en un minimum de temps.
Témoignage Client
Tout cela est déjà une réalité. Nos premiers clients utilisent la solution Dust / Ogmentia depuis plusieurs mois pour augmenter leur productivité et gagner plus de marchés.
Ci-dessous, le témoignage d’un expert en réponse à appels d’offres publics, qui dépose plus d’une 20aine de dossiers par an (et qui a préféré rester anonyme) :
« Mon travail consiste à répondre aux appels d’offres (publics ou privés), pour le compte de mes clients, qui sont des TPE / PME. Mon rôle est donc de les aider à augmenter et à pérenniser leur chiffre d’affaires.
Jusqu’à présent, je n’avais pas d’outil logiciel spécifique pour m’aider. Chaque réponse nécessitait au minimum 5 jours et parfois jusqu’à 20 jours de travail pour les plus gros dossiers…
J’utilise désormais la solution conçue par Ogmentia. Je m’appuie donc sur ses agents IA pour me faire gagner en productivité et en qualité. En résumé, je pilote l’IA pour lui déléguer des tâches chronophages, ce qui me permet de consacrer mon temps à apporter plus de valeur ajoutée. Maintenant, j’ai plus de temps notamment pour affiner ma réflexion stratégique et la pertinence des réponses, et donc pour convaincre les acheteurs.
Je viens de me mettre à l’IA, donc pour le moment j’estime que les gains de productivité sont d’environ 20%. Mais avec un peu plus de pratique, je pense que je pourrai envisager 40%, voire peut être davantage pour les AO les plus standards.
Au final, l’IA me permet de rédiger des réponses encore plus impactantes, ce qui donne l’opportunité à mes Clients de remporter plus de marchés. »
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Si vous aussi, vous souhaitez booster votre taux de succès de +30%, et gagner plus de marchés, avec une solution d’IA simple et abordable, n’hésitez pas à contacter Ogmentia.
