USE-Case overview
Les commerciaux sur le terrain ont des journées de travail trépidantes ! Ils enchaînent les rendez-vous, et sont toujours en mouvement, passant d’un prospect à l’autre. Pourtant, ils doivent trouver du temps pour préparer leurs réunions commerciales, faire le compte-rendu des échanges, envoyer des emails de follow-up… Dans cet article, nous partageons un cas d’usage concret, pour montrer que l’IA peut fournir une aide précieuse pour rationaliser ces tâches. Non seulement en facilitant la vie des sales sur le terrain, mais aussi en améliorant la gestion commerciale globale de l’entreprise.
MISSION
La dure vie d’un commercial de terrain
Un commercial sur le terrain peut enchaîner plusieurs rendez-vous dans la même journée. Avant chaque réunion commerciale, il doit idéalement se remettre en tête le contexte du client ainsi que les dernières informations échangées. Après chaque réunion, il est nécessaire de prendre des notes à minima et, souvent, de rédiger un compte-rendu détaillé pour le client. Enfin, il faut idéalement pouvoir envoyer un email de follow-up dans la foulée, avec le compte-rendu précédent et les prochaines actions.
Cependant, entre deux rendez-vous, le commercial ne trouve généralement ni le temps, ni le lieu, pour se poser et effectuer ces tâches… C’est donc souvent en fin de journée que sont traitées ces opérations, ce qui allonge la durée de travail, sans oublier que l’on est pas à l’abri d’oublier certaines informations importantes…
Le brief
Notre client, le cabinet de conseil IA22 (cf. témoignage client ci-après), nous a demandé de développer une solution pour ses commerciaux de terrain, en tenant compte des contraintes suivantes:
- Device mobile: sans surprise, l’outil de travail doit être une application smartphone.
- Expérience utilisateur / mode vocal: toutes les interactions doivent passer par la voix. Le commercial doit pouvoir dicter ses notes, mais aussi rechercher l’historique sur un client ou demander la rédaction d’un email de follow-up, simplement via le mode vocal.
- Stockage: les données (compte-rendus, emails, nom des entreprises, nom des interlocuteurs, etc) doivent être sauvegardées et classées, de manière à pouvoir être facilement retrouvées.
- Budget: pour minimiser les coûts de développement et de déploiement, il s’agissait d’utiliser en priorité les outils existants et déjà utilisés par les commerciaux (ChatGPT, suite Google workspace, etc).
La solution (overview)
Figure 1: screenshot de l’agent IA vocal (GPT)
Sur le smartphone, le commercial utilise simplement l’application ChatGPT standard d’OpenAI, et son mode vocal natif intégré.
Un agent GPT a été développé afin d’interagir avec l’utilisateur. Comme pour tous les GPT, cet agent est accessible depuis l’application mobile. En résumé, cet assistant guide le commercial dans son utilisation des différentes fonctionnalités, afin d’enregistrer les comptes-rendus de réunion, rechercher dans l’historique des échanges, rédiger les emails de follow-up, etc.
La fonction vocale permet au commercial de dicter ses notes, de les transcrire automatiquement en texte (speech-to-text) pour les vérifier, avant de confirmer l’enregistrement des données par l’application.
Dans la configuration technique du GPT, un appel vers l’API de l’outil ETL Make (Make.com) est réalisé, via un webhook, ce qui permet de transférer les informations (opérations de sauvegarde et de récupération de données).
Cette architecture est représentée de manière simplifiée sur le schéma suivant:
Figure 2: schéma simplifié de l’agent IA d’enregistrement et recherche vocale
Les fonctionnalités
Dans le cadre de cette première version, la solution mise en place prend en charge les opérations suivantes:
- Fonction “dictaphone” avec transcription automatique (speech-to-text);
- Collecte des informations obligatoires par l’agent GPT (ex. l’enregistrement ne peut pas être sauvegardé si on ne précise pas le nom du prospect, ou la date de la réunion, etc);
- Résumé automatique des comptes-rendus dictés par le commercial;
- Sauvegarde des informations dans un système de stockage (ex. Google Sheet, base de données, etc);
- Recherche par nom de société, personne, date de réunion, etc;
- Rédaction automatique et proposition d’un email de follow-up (sur la base de l’historique des échanges avec le prospects);
- Création de l’email de follow-up dans la boîte email du commercial (en mode draft).
Le design modulaire de la solution permet d’ajouter des tâches complémentaires facilement si besoin (ex. création de tâches dans le calendrier du commercial).
Témoignage Client
La solution “Sales Assistant” est actuellement utilisée par les commerciaux de la société IA22 (www.ia22.fr), un cabinet de conseil en organisation commerciale, qui accompagne les ESN dans leur adoption de l’IA.
Témoignage de Rémy Savelieff, CEO de IA22:
Le mode vocal est un game-changer lorsque l’on est, comme nous, en permanence sur le terrain. Nos commerciaux passent d’un rendez-vous client à l’autre et jusqu’à présent nous n’avions pas d’outil simple et flexible pour sauvegarder nos comptes-rendus dans la foulée. Cet agent permet au sales de gagner environ 3 heures par semaine. Et la qualité du suivi commercial est aussi améliorée car les données sont stockées dans nos outils internes. C’est autant de temps et d’énergie que nous pouvons consacrer désormais à la relation clients.
Les bénéfices pour les commerciaux de terrain
- Expérience utilisateur: le mode vocal est plus naturel et plus efficace que l’écrit;
- Pas de perte d’information: les comptes-rendus peuvent être envoyés à chaud, juste après chaque réunion, et ils sont donc plus précis;
- Accès à l’historique: la recherche dans la base de données permet de récupérer un historique complet des échanges, ou de retrouver le nom d’une société, d’un prospect, etc;
- Réactivité: si besoin, le commercial peut demander à l’assistant IA de rédiger l’email de follow-up, directement dans la foulée de l’enregistrement de son compte-rendu.
Les bénéfices pour l’entreprise
Au-delà de l’amélioration de la productivité de l’équipe commerciale, l’entreprise peut profiter des avantages suivants:
- Résilience au turnover des effectifs: en cas de départ d’un commercial, la logique de sauvegarde systématique des comptes-rendus et leur stockage dans le système IT interne permet de conserver l’historique des conversations avec un prospect.
- Qualité: l’agent IA permet de standardiser la structure des comptes-rendus et d’imposer des champs obligatoires. Par conséquent, l’information est mieux structurée et elle est donc plus facilement exploitable.
- Synergies Marketing & Sales: si besoin, l’équipe Marketing peut exploiter les comptes-rendus des commerciaux pour réaliser des analyses, extraire des insights et ainsi construire des arguments de vente encore plus pertinents.
Challenges techniques
Grâce aux différentes briques technologiques existantes (LLM, GPT, Make.com, Google sheet…), il est possible de construire un tel prototype d’agent GPT vocal en seulement quelques jours. Cependant, notre retour d’expérience est que la difficulté principale de ce type d’application conversationnelle réside dans la gestion des interactions avec l’utilisateur.
Tout d’abord, pour que l’expérience utilisateur soit la meilleure possible, il faut essayer d’anticiper le comportement du commercial et sa façon d’utiliser l’application vocale, par exemple en le guidant avec des “actions par défaut”. Ensuite, il faut penser à activer ou bloquer certains cas d’usage. Par exemple, s’il est utile de pouvoir mettre à jour un compte-rendu déjà stocké, lorsque l’on souhaite y ajouter une précision, la modification d’un e-mail, après son envoi, ne doit pas être possible…
En résumé, les avancées de l’IA permettent de lever assez facilement les verrous technologiques, mais les interactions vocales apportent de nouveaux challenges en matière d’expérience et de parcours utilisateur.
Le mode vocal, une évolution incontournable
Ce type d’assistant IA vocal n’est que le prémisse d’une évolution majeure de nos interactions avec l’IA. Après le mode chatbot (communication écrite), le mode vocal va devenir notre mode d’échange privilégié avec la machine. Dans les années à venir (ou les mois ?), il faut s’attendre à ce que la grande majorité des interfaces logicielles proposent, en plus d’une fonction de prompting par écrit, une fonction intégrée pour piloter les applications par la voix.
Pour ceux qui ont déjà pu le tester, la toute dernière mise à jour du mode vocal d’OpenAI, « advanced voice », est réellement bluffante (cette fonctionnalité est en cours de déploiement en Europe pour les utilisateurs payant de ChatGPT). Grâce à la réduction de la latence, on passe du quasi-temps réel (cf. la version précédente) au temps réel… De plus, cette nouvelle version offre une très grande fluidité dans les conversations (ex. capacité à interrompre les réponses de l’IA en cours de discussion, reconnaissance de l’humour, du sarcasme et d’autres nuances conversationnelles).
Les avancées technologiques du mode vocal vont clairement avoir un impact significatif pour des secteurs tels que la vente et la relation client, et bien au-delà. La révolution de l’IA continue donc de s’accélérer. Pour rester compétitives, les entreprises vont devoir s’adapter aux évolutions technologiques à un rythme qu’elles ont rarement connu. Et en tant qu’utilisateurs numériques, nous allons tous connaître cette révolution vocale, que ce soit dans la sphère personnelle (consommateurs, citoyens) ou professionnelle.
