USE-Case overview
Vos conversations professionnelles sont une véritable mine d’or. Grâce aux outils IA, découvrez comment vous pouvez exploiter automatiquement les transcriptions de vos réunions, mais aussi vos entretiens RH ou vos interviews. A la clé, des gains de productivité de 20% à 50%, en fonction des cas d’usage.
MISSION
Le contexte
Vous venez de rentrer de congés et votre agenda déborde déjà de réunions… Comme la plupart des cols blancs, vous êtes probablement concerné par ce problème de “réunionite aigüe”. Sans oublier la sempiternelle question: “qui s’occupe de rédiger le compte-rendu ?”
Bien évidemment, tous ces meeting ne sont pas une perte de temps. Pour certaines professions, les solutions de visioconférence sont devenues de véritables outils de travail, qui apportent des gains de productivité significatifs notamment grâce au distanciel. A titre d’exemple, la majorité des entretiens RH sont désormais réalisés à distance. Même chose pour les interviews des journalistes, les réunions commerciales de qualification des prospects, ou encore certaines enquêtes qualitatives, etc.
Dans tous ces cas, il est essentiel de conserver une trace des conversations, soit pour garder un historique et pouvoir y revenir le cas échéant, soit pour mieux exploiter les informations et en tirer de la valeur.
A l’avenir, nous allons continuer à faire de nombreuses réunions, entretiens ou interviews, donc autant essayer de trouver des solutions de productivité, grâce aux nouvelles technologies et à l’IA. Heureusement, dès aujourd’hui, un nouveau type de solution IA est disponible et il est en train de s’imposer à grande vitesse: les assistants virtuels de réunion.
Grâce à ces outils vous allez pouvoir économiser un temps précieux. Non seulement l’IA est capable de transcrire l’intégralité des échanges, avec un niveau de qualité surprenant, mais elle peut également rédiger un résumé automatiquement, en soulignant les décisions et les prochaines actions. Et les bénéfices ne s’arrêtent pas là. Toujours grâce à l’IA, vous allez pouvoir retravailler ces informations post-meeting, pour valoriser les données contenues dans les transcriptions. Ainsi, un recruteur pourra fouiller facilement tout l’historique des entretiens pour retrouver une compétence particulière. Un journaliste aura la capacité de résumer automatiquement ou de traduire une interview. Un analyste sera en mesure d’extraire de précieux insights (signaux forts, signaux faibles, idées innovantes, etc).
Quelle que soit votre fonction (consultant, commercial, chef de projet, recruteur, journaliste, etc), découvrez comment l’IA peut vous faire gagner jusqu’à 50% de votre temps lié à la collecte et l’analyse de vos conversations professionnelles, tout en améliorant votre productivité et la qualité des livrables associés.
Comment ça marche ? (en résumé)
Figure 1: schéma de la chaîne complète d’analyse des conversations
Les outils IA peuvent désormais vous permettre d’automatiser la chaîne complète de traitement de l’information (cf. Figure 1 ci-avant), depuis la transcription de vos conversations, en passant par la génération de résumés, jusqu’à l’extraction des insights (utile dans le cas des entretiens ou des interviews).
En amont, il vous suffit de souscrire à une solution SaaS qui propose un assistant virtuel de réunion, comme par exemple Noota ou Fireflies (cf. notre focus sur les outils IA en fin d’article). Ensuite, il vous suffit d’inviter cet assistant IA à votre visioconférence, comme un collègue virtuel. Vous n’avez pas à changer vos habitudes: vous pouvez conserver votre solution classique, car les assistants IA sont généralement compatibles avec la plupart des plateformes de réunion en ligne (Zoom, Gmeet, Teams, etc). Votre assistant IA va enregistrer les conversations, et à la fin du meeting, vous recevrez par email le résumé de la réunion et la transcription complète, générés automatiquement par l’IA.
Note: les principaux outils du marché offrent également une fonction pour enregistrer vos réunions physiques. Ces systèmes fonctionnent donc aussi pour les meetings en présentiel.
Une fois que le transcript de votre conversation est généré par l’IA, plusieurs choix sont possibles. Vous pouvez le conserver chez le fournisseur de votre solution d’assistant virtuel de réunion. Vous pouvez également choisir de récupérer ce document, pour le stocker dans votre système de gestion documentaire. Ce transfert peut facilement être automatisé grâce à des outils ETL, tels que Zapier, par exemple.
Archiver les transcriptions est une bonne pratique, car vous pourrez y accéder en cas de besoin ultérieur. Mais, il est désormais possible d’aller beaucoup plus loin dans l’exploitation de ces données. Grâce à des plateformes de productivité IA (telles que Dust ou Quivr, cf. notre focus sur les outils IA), vous allez pouvoir à la fois retrouver très facilement ces informations, mais aussi et surtout les analyser et les exploiter.
Ainsi, avec les capacités de recherche intelligente de l’IA (semantic search), vous allez pouvoir retrouver une conversation. Vous serez ainsi capable de récupérer une information perdue au milieu de toutes vos transcriptions.
Si votre mémoire vous fait défaut, ou si vous n’avez pas participé à la réunion, vous pouvez demander à votre assistant de productivité IA de vous faire un résumé (en 3 bullet points, ou en 100 mots, etc). Dans le cas d’entretiens relativement structurés, comme des entretiens de recrutement, vous pouvez demander à l’IA de résumer les informations selon un template prédéfini.
Une équipe commerciale pourra générer une synthèse de chaque réunion avec ses prospects, dans un format standardisé, puis utiliser un assistant IA pour insérer automatiquement ce résumé dans le CRM.
Dans le cas des interviews multiples vous pouvez demander à l’IA d’explorer les verbatims des différents participants, pour en extraire, par exemple, les thématiques émergentes (cf. le cas d’usage du cabinet Verticille Conseil, ci-après).
En bref, les solutions d’assistant de réunion virtuel nous offrent désormais la possibilité de collecter et de transcrire nos conversations, de manière automatique. En complément, grâce aux plateformes IA de productivité, il est possible de valoriser ces conversations pour en extraire de précieux insights.
Des bénéfices immédiats, pour tous les métiers
Quel que soit votre métier, si vous participez à de nombreuses réunions, ou que vous réalisez des entretiens ou des interviews, l’IA vous apportera les bénéfices suivants:
- Fini la prise de note tout en menant la conversation avec son interlocuteur: on peut désormais se concentrer pleinement sur la relation avec le(s) participant(s).
- Plus de perte de temps pour la rédaction du compte-rendu: vous obtenez non seulement la transcription complète des échanges, mais aussi un résumé automatique (si besoin selon un template standardisé).
- Les informations importantes ne sont plus perdues. Grâce aux capacités de recherche sémantique de l’IA, vous pouvez retrouver facilement les informations. Même si vous ne souvenez plus des termes exact de votre conversation, vous pouvez poser des questions en langage naturel à l’historique de vos transcriptions.
- Enfin, si vous devez exploiter les conversations pour en extraire de la valeur (ex. entretiens, interviews, etc), les capacités de compréhension, d’analyse et de transformation des solutions d’IA générative vous permettront d’automatiser de nombreuses tâches chronophages.
Par ailleurs, toutes ces fonctionnalités sont disponibles sous forme de solution “no-code”. Plus besoin d’expertise informatique pour commencer à tester et à réaliser les premières expérimentations. Bien entendu, pour les cas d’usage plus avancés, un accompagnement technique peut s’avérer nécessaire.
Enfin, grâce au modèle SaaS, ces technologies IA sont désormais très abordables. Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, peuvent obtenir un ROI quasi immédiat. Dès aujourd’hui, et pour de nombreuses fonctions, des gains de productivité significatifs sont possibles (de l’ordre de 20% à 50%). Nous présentons quelques exemples ci-après.
Cas d’usage: l’analyse des interviews
Découvrez comment Verticille Conseil (cabinet de conseil en organisation RH) utilise l’IA pour automatiser sa chaîne complète d’analyse des interviews: lien vers le cas d’usage
Des applications pratiques pour toutes les fonctions de l’entreprise
L’automatisation de la collecte et de l’analyse des conversations peut profiter à de très nombreuses fonctions dans l’entreprise (notamment sales, marketing, RH, consulting, gestion de projet, etc). Les gains de productivité sont significatifs: au moins 20% de temps économisé. Deux autres exemples concrets ci-après.
Cas d’usage pour les équipes Sales (chez la mutuelle santé Alan)
Alan, la scale-up française bien connue de l’assurance santé, utilise la plateforme d’IA Dust pour de nombreux cas d’usage, et notamment l’automatisation de ses workflows de vente. Ainsi les équipes Sales profitent d’un traitement semi-automatique des comptes-rendus de réunions commerciales qui sont réalisés avec les prospects/clients de cette mutuelle. Charles Gorintin (CTO d’Alan) témoigne que les outils IA permettent aux équipes commerciales de gagner au moins 20% de temps sur leurs tâches quotidiennes, c’est donc un gain très significatif.
Pour commencer, en amont d’une réunion commerciale, un assistant Dust “Account summary”, s’occupe de récupérer les informations sur le prospect/client dans les différents systèmes IT (dont le CRM), et génère une synthèse pour bien préparer le meeting.
Ensuite, après le meeting, un autre assistant récupère la transcription et réalise le résumé des échanges. De plus, grâce à la plateforme Dust, ce résumé est intégré de manière semi-automatique dans le CRM. De cette façon, les informations collectées sont standardisées grâce à un template de résumé, et la tâche fastidieuse de mise à jour du CRM est facilitée. Enfin, un dernier assistant permet de générer automatiquement le message email de follow-up de la réunion.
Un autre effet bénéfique indirect pour Alan, est que les équipes marketing peuvent désormais accéder à l’ensemble des comptes-rendus des meeting commerciaux, via Dust, ce qui n’était pas possible auparavant. Autant d’insights que les marketeurs peuvent ainsi exploiter plus facilement, pour les valoriser.
Point notable: toujours selon Charles Gorintin, ce gain de temps significatif de 20% pour les équipes commerciales permet à Alan de réduire son coût d’acquisition client, et ce bénéfice se traduit par l’embauche de nouveaux commerciaux.
Cas d’usage RH (recrutement / entretiens candidats)
Dans le domaine RH, les recruteurs passent une très grande partie de leur temps à réaliser des entretiens en 1to1 avec les candidats afin de qualifier leur profil, leurs attentes, leur disponibilité, etc. Après chaque entretien, le recruteur doit bien entendu prendre des notes pour garder une trace des échanges avec le candidat.
Grâce aux solutions IA d’assistants virtuels de réunion, ces tâches répétitives peuvent être automatisées. Non seulement, l’assistant IA capture le transcript complet de la conversation, mais il est également possible de générer automatiquement un résumé formaté selon un certain modèle. Par exemple, la plateforme Noota intègre un template “entretien de pré-qualification” spécifiquement conçu pour ce besoin (avec des sections telles que: parcours professionnel, préavis ou disponibilité, rémunération et prétentions, etc). De cette manière, le résumé généré automatiquement par l’IA sera conforme à la structure de ce template. C’est donc un gain de temps, mais aussi un gain de qualité, car tous les comptes-rendus d’entretien peuvent être standardisés. A l’échelle d’un cabinet de recrutement, qui réalise plusieurs dizaines d’entretiens par semaine, on imagine aisément le gain de productivité et de qualité pour les équipes de recrutement !
Cas d’usage transverse, pour toute l’entreprise (Ogmentia)
Chez Ogmentia, nous utilisons quotidiennement les solutions que nous proposons à nos clients ! Que ce soit notre agent virtuel de réunion (Noota), ou la plateforme d’IA générative (Dust), nous pouvons témoigner que les gains de productivité sont concrets et substantiels !
Concrètement, l’assistant Noota est invité systématiquement à toutes les réunions, quel que soit le type de meeting (interne ou externe) et la thématique. La présence de l’assistant virtuel de réunion est donc la norme, et non l’exception (il faut penser à le désactiver si sa présence n’est pas souhaitable).
Pour les meeting internes, l’intérêt est évident: plus besoin de prendre des notes. De plus, les compte-rendus sont déposés dans le système documentaire (Google Drive) et ils sont ensuite synchronisés vers la plateforme IA de productivité (Dust). Grâce à la recherche sémantique Dust, il est super facile de retrouver les réponses, sans même avoir à relire la transcription. Et on peut poser ses questions simplement en langage naturel, par exemple: “quel TJH a été proposé au client X lors du dernier call”. Désormais, tout passe par Dust, on ne recherche plus jamais un compte-rendu via le moteur de recherche de Google workspace.
Ce dispositif présente un intérêt pour tous les types de meeting (avant-vente, vente, marketing, technique, gestion de projet, etc). Désormais, on ne perd plus d’information même lorsque beaucoup d’échanges ont eu lieu: il suffit de poser la question via Dust, qui va chercher dans l’historique des transcriptions et qui est aussi capable de générer une synthèse chronologique.
Par exemple, dans le cadre d’un suivi de projet relativement long, on est capable de retracer une décision ou de suivre un plan d’actions, ce qui est vraiment utile pour le chef de projet.
Quid de la confidentialité / sécurité des données ?
L’importance du consentement
Évidemment, pour certains sujets confidentiels (ou d’ordre privé), garder la trace dans un enregistrement n’est pas toujours souhaitable… Ce n’est pas une problématique liée à l’IA, c’est du bon sens.
C’est pourquoi avant d’enregistrer / transcrire une conversation, il faut demander son consentement à votre interlocuteur. A ce sujet, les usages évoluent à une vitesse fulgurante. En effet, il y a à peine quelques mois il fallait demander à notre interlocuteur si la présence d’un agent IA dans la réunion ne le dérangeait pas. Désormais, de plus en plus d’entreprises s’y mettent: il est devenu commun d’avoir deux assistants IA virtuels dans la même réunion.
Contrôler la confidentialité de vos transcripts de réunion
Cette chaîne d’automatisation est très utile, mais il faut garder à l’esprit que vos transcriptions vont être désormais stockées et archivées, comme n’importe quel document plus formel.
Et les données d’une transcription sont parfois même plus “sensibles”, car en réunion (à l’oral) on peut être amené à partager des informations qui, auparavant, n’auraient pas figuré dans le compte-rendu (lorsque ce dernier était saisi manuellement). Comme pour tout document et tout information de l’entreprise, il faut donc prendre soin de bien organiser ces données et de les protéger selon leur niveau de confidentialité.
Quelques bonnes pratiques pour protéger vos données:
- Avoir un mécanisme simple pour inviter ou non votre assistant IA dans une réunion (et sensibilisez vos collaborateur à son usage);
Choisir des outils avec un niveau de protection des données adéquat (par exemple, vérifiez que tous les outils de la chaîne respectent bien le RGPD, cf. notre focus sur les outils tech / IA, ci-après); - Organisez le stockage de vos transcriptions (par exemple avec un plan de classement par fonction, ou par client, etc). Ne déposez pas tous vos comptes-rendus dans un seul et même répertoire, autrement il sera difficile d’appliquer des permissions d’accès.
- Gérer les permissions d’accès sur les transcriptions en fonction du niveau de confidentialité des informations. Pour cela, appuyez-vous sur les capacités de votre outil ETL qui est chargé de récupérer les données (ex. Zapier, Mindflow, etc) et/ou sur la gestion des ACL de votre système de gestion de documents.
Pour finir, gardez à l’esprit que le nombre des transcriptions devrait rapidement représenter un volume de documents très important, sans parler des fichiers vidéo/audio associés (pensez aux nombreuses réunions que vous et vos équipes faites quotidiennement…). Il faut donc implémenter une gestion des permissions dès le début du projet, autrement cela risque de devenir assez rapidement ingérable. En résumé, la mise en place de l’automatisation de la chaîne de traitement des transcriptions est un projet IA, mais aussi un projet IT & Data classique. Si vous avez besoin d’accompagnement, n’hésitez pas à faire appel à un intégrateur spécialiste (tel que Ogmentia.ai).
Focus sur les outils Tech & IA
Pour pouvoir automatiser la chaîne de traitement de vos conversations (comptes-rendus de réunion, entretiens, interviews, etc), vous aurez besoin de trois outils principaux:
- Une solution d’assistant virtuel de réunion (ex. Noota, Fireflies, TL;DV, Dicte.ai, etc);
- Un outil de type ETL (ex. Zapier, Make, Mindflow, etc);
- Une plateforme IA de productivité (ex. Dust, Quivr, etc).
Ci-dessous, nous vous donnons quelques tips & tricks pour bien choisir vos outils. Cependant, nous précisons que ce chapitre n’est pas un benchmark, mais juste un aperçu et que cette liste n’est donc en aucun cas exhaustive.
> Quelques points d’attention pour bien choisir son agent virtuel de réunion:
- Un point important: toutes les solutions de speech-to-text n’ont pas la même maîtrise de la langue de Molière (si la majorité de vos conversations se font en français, privilégiez une solution française, comme par exemple Noota, vs un éditeur non francophone);
- La plupart des solutions du marché proposent des modèles de résumé avec des templates pré-configurés (par ex. pour un entretien de recrutement). Mais la bibliothèque des templates est plus ou moins fournie, et la création de nouveaux modèles n’est pas toujours possible, ceux sont donc des points à étudier;
- Si vous souhaitez exporter les transcriptions de vos conversations pour les récupérer dans votre système de GED, et/ou dans votre plateforme d’IA générative, vérifiez si le fournisseur d’assistant virtuel de réunion propose l’API correspondante.
> Les critères de choix de la solution ETL:
Dans cet article, nous citons Zapier, Make, Mindflow.io, mais il en existe d’autres. Si ces outils offrent des fonctionnalités relativement similaires au premier abord, ils ne proposent pas tous les mêmes connecteurs, ni le même niveau de protection des données. Pour des besoins de sécurité avancée, Mindflow.io est l’une des solutions à considérer (architecture hybride cloud / on-premise).
> Deux exemples de plateforme de productivité IA:
- Si vous avez besoin de rechercher, analyser, exploiter, transformer les insights de vos conversations, la plateforme Dust (dust.tt) vous permettra de créer facilement des assistants avancés, en mode no-code. A titre d’exemple, il est possible d’implémenter rapidement un processus d’analyse qualitative avec des interviews multiples (cf. la présentation du cas d’usage Verticille Conseil).
- Si les données de vos conversations sont strictement confidentielles (ex. secteur bancaire, santé, etc), l’éditeur open-source Quivr (quivr.com) est l’un des rares à proposer une version installable on-premise. Ainsi, vous pouvez construire une solution IA hautement sécurisée, dans votre propre data center.
